Accessibility

Barrierefreie Dokumente: PDFs, die wirklich jeder lesen kann

01. Juni 2026Zensations

Viele Unternehmen haben ihre Website geprüft und vergessen dabei die Dokumente. Dabei liegen Jahresberichte, Formulare und Preislisten oft als unlesbares PDF vor.

Warum PDFs so oft scheitern

Ein PDF speichert primär das Aussehen, nicht die Bedeutung. Ohne Tags weiß ein Screenreader nicht, was Überschrift, Tabelle oder Bildunterschrift ist. Gescannte Seiten sind für Vorlesesoftware sogar vollständig leer.

Die Lösung beginnt im Ursprungsdokument. Wer in Word oder InDesign mit echten Formatvorlagen arbeitet, exportiert später ein weitgehend korrektes PDF.

Die Pflichtpunkte

Diese Punkte prüfen wir bei jedem Dokument:

Dokumenttitel und Sprache gesetzt
Überschriftenebenen in logischer Reihenfolge
Alternativtexte für alle informativen Bilder
Tabellen mit Kopfzeilen statt gezeichneter Raster
Lesereihenfolge geprüft und Formularfelder beschriftet

HTML statt PDF, wo immer es geht

Für Informationen, die aktuell bleiben sollen, ist eine Webseite fast immer die bessere Wahl. Sie ist durchsuchbar, mobil bedienbar, leichter zu pflegen und wird auch von AI-Systemen gelesen. Ein PDF eignet sich für Dokumente, die gedruckt oder archiviert werden.

Ein realistischer Arbeitsablauf

Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente, die Kund:innen und Kunden herunterladen. Sortieren Sie nach Downloadzahl. Bearbeiten Sie die ersten zwanzig Dokumente und legen Sie eine Vorlage an, damit neue Dateien von Beginn an korrekt entstehen.

Ein Dokument ist erst dann fertig, wenn es auch vorgelesen werden kann.

Warum ist Barrierefreiheit bei Dokumenten so wichtig für Unternehmen?

Barrierefreiheit bei Dokumenten ist nicht nur eine Frage der Ethik, sondern auch der wirtschaftlichen Vernunft und rechtlichen Pflicht. Unternehmen, die ihre Dokumente barrierefrei gestalten, erweitern ihren Kundenkreis erheblich und verbessern ihr Markenimage. Sie vermeiden zudem rechtliche Risiken und schaffen eine inklusivere Arbeitsumgebung. In Österreich gibt es klare Vorgaben, etwa durch das Bundes-Behindertengleichstellungsgesetz.

Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es in Österreich und der DACH-Region?

In Österreich verpflichtet das Bundes-Behindertengleichstellungsgesetz (BGStG) öffentliche Stellen zur Barrierefreiheit und schützt Menschen mit Behinderung vor Diskriminierung. Private Unternehmen sind ebenfalls betroffen, insbesondere wenn sie Leistungen für die Allgemeinheit anbieten. Deutschland hat das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG). In der Schweiz regelt das Behindertengleichstellungsgesetz (BehiG) ähnliche Anforderungen. Die EU-Richtlinie 2016/2102 (Web Accessibility Directive) setzt den Rahmen für digitale Barrierefreiheit in Europa, welche durch den European Accessibility Act (EAA) erweitert wird und bis 2025 in nationales Recht umzusetzen ist.

Diese Gesetze basieren oft auf den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) des W3C, die auch für PDF/UA eine wichtige Referenz darstellen. Ein WCAG-Audit, wie wir es unter WCAG-Audit vorbereiten: Der praktische Fahrplan für Teams beschrieben haben, ist daher auch für die Qualitätssicherung von PDF-Dokumenten eine sinnvolle Maßnahme. Unternehmen wie die Stadt Wien oder die ÖBB haben bereits umfangreiche Programme zur Barrierefreiheit ihrer digitalen Angebote gestartet, was zeigt, wie ernst das Thema genommen wird. Es geht darum, dass digitale Inhalte für alle Menschen zugänglich sind, unabhängig von körperlichen oder technischen Einschränkungen. Das betrifft nicht nur Websites, sondern eben auch die oft übersehenen PDFs.

Die häufigsten Fehlerquellen bei barrierefreien PDFs und wie man sie vermeidet

Die Liste der Fallstricke bei der Erstellung barrierefreier PDFs ist lang. Viele Fehler entstehen bereits beim Export aus dem Quellprogramm, andere durch mangelndes Wissen über die Anforderungen von Screenreadern und anderen assistierenden Technologien. Ein systematischer Ansatz ist entscheidend.

Welche Fehler treten am häufigsten auf?

Die häufigsten Fehler beginnen oft mit nicht getaggten PDFs, fehlenden Alternativtexten für Bilder oder einer unlogischen Überschriftenstruktur. Gescannte Dokumente ohne OCR sind völlig unlesbar für Screenreader. Auch Tabellen ohne definierte Kopfzeilen oder Listen, die nur optisch als solche wirken, stellen große Barrieren dar. Eine weitere Fehlerquelle sind unbeschriftete Formularfelder oder eine nicht definierte Lesereihenfolge, die den Sinn des Dokuments entstellt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich erneuerbare Energien in Oberösterreich stellte seine technischen Produktdatenblätter als PDF zum Download bereit. Diese wurden direkt aus CAD-Software exportiert, enthielten keine Tags, Alternativtexte waren nicht vorhanden und die Lesereihenfolge war chaotisch. Ein blinder Interessent konnte die technischen Spezifikationen nicht erfassen, was nicht nur einen potenziellen Kund:innen kostete, sondern auch das Image des Unternehmens beeinträchtigte.

Wie lassen sich diese Fehler vermeiden? Eine Checkliste für den Workflow

Die Vermeidung dieser Fehler erfordert einen strukturierten Workflow, der Barrierefreiheit von Anfang an berücksichtigt. Hier ist eine erweiterte Checkliste für Ihr Team:

Dokument-Setup optimieren:
- Titel und Sprache im Dokument festlegen (File > Properties in Acrobat oder Word).
- Schriftarten einbetten, die lesbar sind (mindestens 12pt Grundschrift, klare Fonts).
- Kontrastreiche Farbkombinationen verwenden (WCAG-Mindestanforderungen).
- Layout mit ausreichend Weißraum gestalten.
Struktur und Semantik im Ursprungsdokument:
- Für Überschriften immer echte Formatvorlagen nutzen (H1, H2, H3 etc.) und diese hierarchisch korrekt einsetzen.
- Listen ausschließlich mit Aufzählungszeichen oder Nummerierungen der Software erstellen, nicht manuell.
- Tabellen korrekt aufbauen: Kopfzeilen definieren, nicht lediglich Linien zeichnen. Komplexe Tabellen ggf. vereinfachen oder zusätzlich textlich beschreiben.
- Bilder und Grafiken: Alle informativen Bilder benötigen prägnante Alternativtexte (max. 150 Zeichen). Dekorative Bilder als solche kennzeichnen, damit sie ignoriert werden können.
- Links aussagekräftig formulieren, nicht nur "hier klicken".
Interaktive Elemente und Multimedia:
- Formularfelder beschriften und eine logische Tab-Reihenfolge festlegen.
- Multimedia-Inhalte (Videos, Audio) mit Transkripten oder Untertiteln versehen.
Export und Nachbearbeitung im PDF:
- Beim Export aus Word oder InDesign die Option "barrierefreundliches PDF" oder "mit Tags" aktivieren.
- Im Acrobat Pro: Strukturbaum prüfen und korrigieren (Tags hinzufügen, Lesereihenfolge anpassen).
- Sprachwechsel im Textverlauf kennzeichnen, falls verschiedene Sprachen vorkommen.
- Metadaten wie Autor und Keywords pflegen.
Qualitätssicherung:
- Automatisierte Prüftools (z.B. Acrobat Accessibility Checker) nutzen.
- Immer eine manuelle Prüfung mit einem Screenreader durchführen. Hierbei ist die Einbeziehung von Personen mit tatsächlicher Screenreader-Erfahrung von unschätzbarem Wert.

Für eine tiefere Betrachtung, wie man Inhalte generell barrierefrei plant, empfehle ich unseren Beitrag Accessible Content: Texte, Medien und Downloads richtig planen.

Realistische Strategien zur Umstellung von Bestandsdokumenten

Die Umstellung eines großen Bestands an Dokumenten auf Barrierefreiheit kann überwältigend wirken. Eine strategische Herangehensweise ist daher unerlässlich, um den Aufwand zu steuern und die größten Hebel zuerst zu nutzen.

Priorisierung: Welche Dokumente zuerst barrierefrei machen?

Beginnen Sie mit den Dokumenten, die die größte Reichweite oder die größte Relevanz haben. Das können häufig heruntergeladene Formulare, Geschäftsberichte, Preislisten oder wichtige Informationen für Kund:innen sein. Analysieren Sie Ihre Website-Statistiken, um die Top-20 oder Top-50 der meistgenutzten Downloads zu identifizieren. Diese Dokumente haben den größten Impact auf Ihre Nutzer:innen und sollten zuerst überarbeitet werden. Denken Sie auch an rechtlich relevante Dokumente wie AGBs oder Datenschutzerklärungen. Eine Priorisierung nach Downloadzahlen ist ein pragmatischer Ansatz, der schnell sichtbare Erfolge liefert. Ein Versicherungsunternehmen aus der Steiermark reduzierte durch diese Methode den Aufwand auf die Hälfte, indem es nur die meist heruntergeladenen Policen und Schadensformulare in einem ersten Schritt barrierefrei aufbereitete.

Ein realistischer Zeit- und Kostenplan für KMUs

Die Umstellung auf Barrierefreiheit erfordert Investitionen in Zeit und gegebenenfalls externe Dienstleister. Für ein KMU mit beispielsweise 100 wichtigen PDFs kann ein realistischer Plan wie folgt aussehen:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Priorisierung (1-2 Wochen)

Identifikation aller relevanter Dokumente.
Analyse der Download-Statistiken.
Priorisierung der Top-Dokumente (z.B. 20-30 Stück).

Phase 2: Erstellung von barrierefreien Vorlagen (2-4 Wochen)

Entwicklung einer oder mehrerer Master-Vorlagen in Word oder InDesign, die von Grund auf barrierefrei gestaltet sind.
Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Vorlagen und den Prinzipien der Barrierefreiheit.

Phase 3: Migration der Top-Dokumente (4-12 Wochen, je nach Komplexität)

Überarbeitung der priorisierten Dokumente nach den neuen Standards.
Je Dokument können dies 1-8 Stunden Arbeitsaufwand bedeuten, abhängig von der ursprünglichen Qualität und Komplexität (z.B. komplexe Tabellen oder Diagramme).
Zwischenprüfungen mit automatisierten Tools und Screenreadern.

Phase 4: Kontinuierliche Pflege und weitere Migration (laufend)

Sicherstellen, dass alle neuen Dokumente direkt barrierefrei erstellt werden.
Nach und nach weitere Bestandsdokumente überarbeiten.
Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter.

Die Kosten für externe Unterstützung, etwa für die Erstellung der Vorlagen oder die Schulung, können zwischen 2.000 und 10.000 Euro liegen, je nach Umfang. Der interne Zeitaufwand sollte nicht unterschätzt werden. In vielen Fällen sind Förderungen für Digitalisierung in Österreich verfügbar, die auch Aspekte der Barrierefreiheit abdecken können.

Tools und Best Practices für die Erstellung von barrierefreien PDFs

Der Markt bietet eine Reihe von Tools und Techniken, die den Prozess der PDF-Barrierefreiheit erleichtern. Eine Kombination aus Software und bewährten Methoden führt zum Erfolg.

Welche Software hilft bei der Erstellung und Prüfung von barrierefreien PDFs?

Die Basis bilden Anwendungen, mit denen Sie Ihre Inhalte erstellen. Microsoft Word und Adobe InDesign sind hier die gängigsten Werkzeuge. Beide bieten Funktionen, um semantisch korrekte Dokumente zu erstellen, die später gut nach PDF/UA exportiert werden können. Für die Nachbearbeitung und Verifizierung ist Adobe Acrobat Pro unerlässlich. Es bietet einen "Accessibility Checker" und ermöglicht die manuelle Korrektur des Tag-Baums, der Lesereihenfolge und von Alternativtexten. Es gibt auch spezialisierte Software wie axesPDF QuickFix oder callas pdfGoHTML, die den Workflow beschleunigen können, insbesondere bei der automatischen Generierung von Tags oder der Korrektur von Scans. Online-Tools wie der PDF Accessibility Checker (PAC 3) sind hervorragend für die Validierung nach PDF/UA geeignet und liefern detaillierte Prüfberichte. Unternehmen in Deutschland nutzen oft den BITV-Test, dessen Prüfkriterien auch für PDFs relevant sind.

Best Practices für die Zusammenarbeit im Team

Barrierefreiheit ist Teamarbeit. Ein zentraler Punkt ist die Sensibilisierung aller Beteiligten, vom Content-Ersteller bis zum Lektor. Beginnen Sie mit klaren Content-Briefings, die für Menschen und für AI funktionieren und die Barrierefreiheitsanforderungen explizit erwähnen. Etablieren Sie eine zentrale Wissensdatenbank oder ein Wiki mit Leitlinien und Checklisten. Benennen Sie "Barrierefreiheits-Champions" in jedem Team, die als Ansprechpartner fungieren und Kollegen unterstützen können. Regelmäßige interne Schulungen helfen, das Wissen aktuell zu halten und die Akzeptanz zu fördern. Implementieren Sie feste Prüfschritte im Publikationsprozess, bei denen jedes Dokument vor der Veröffentlichung auf Barrierefreiheit getestet wird. Nutzen Sie dazu nicht nur automatisierte Tools, sondern auch Peer-Reviews. Ein gutes Beispiel ist die Stadt Zürich, die einen "Digital Accessibility Guide" für alle Mitarbeiter:innen bereitstellt und regelmäßige Workshops anbietet, um die Qualität ihrer digitalen Publikationen zu sichern.

Die Einführung eines solchen Prozesses erfordert oft Change Management. Wir unterstützen Unternehmen dabei, solche Veränderungen zu managen, auch im Kontext von neuen Technologien, wie wir es unter AI-Strategie ohne Hype: Von der Idee zum belastbaren System beschreiben.

Fortgeschrittene Themen: Künstliche Intelligenz und die Zukunft barrierefreier Dokumente

Die Entwicklung im Bereich der Künstlichen Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten für die Erstellung und Prüfung barrierefreier Dokumente. Dennoch birgt der Einsatz von KI auch neue Herausforderungen.

Wie kann KI die Erstellung barrierefreier PDFs unterstützen?

KI kann den Prozess der Barrierefreiheit erheblich beschleunigen. Texterkennungssoftware (OCR) auf KI-Basis kann gescannte Dokumente genauer und schneller in bearbeitbaren Text umwandeln. KI-gestützte Tools können automatisch Vorschläge für Alternativtexte von Bildern generieren, Tags in PDFs setzen oder die Lesereihenfolge optimieren. Auch bei der Erkennung komplexer Strukturen wie Tabellen oder Diagrammen in älteren, nicht getaggten Dokumenten kann KI helfen, diese zu identifizieren und semantisch korrekt auszuzeichnen. Ein Startup aus Berlin hat beispielsweise eine KI entwickelt, die PDFs automatisch nach WCAG-Standards bewertet und Verbesserungsvorschläge macht, was den manuellen Aufwand für Prüfer erheblich reduziert. Es ist wichtig zu verstehen, dass KI derzeit noch eine unterstützende Rolle spielt und eine manuelle Überprüfung durch den Menschen unerlässlich bleibt. Die Integration von KI-Tools in die Erstellung von Inhalten ist auch ein Thema, das wir in Content-Briefings, die für Menschen und für AI funktionieren behandeln.

Herausforderungen und Grenzen des KI-Einsatzes

Trotz der vielversprechenden Potenziale hat der KI-Einsatz Grenzen. Die Genauigkeit der KI hängt stark von der Qualität der Trainingsdaten ab. Bei komplexen Grafiken oder sehr spezifischen Fachinhalten kann die KI Fehler bei der Generierung von Alternativtexten machen, die den Kontext verfälschen. Auch bei der Interpretation der Lesereihenfolge in sehr unübersichtlichen Layouts kann KI an ihre Grenzen stoßen. Ein weiteres Problem ist die "Black-Box"-Natur vieler KI-Systeme, bei denen nicht immer transparent ist, wie Entscheidungen getroffen werden. Es besteht die Gefahr, sich zu sehr auf automatisierte Prüfungen zu verlassen und die menschliche Expertise und die Notwendigkeit des Screenreader-Tests zu vernachlässigen. Letztlich geht es bei Barrierefreiheit um die menschliche Nutzererfahrung, die eine Maschine nur schwer vollständig abbilden kann. Daher ist die Kombination aus KI-Unterstützung und menschlicher Qualitätskontrolle der Schlüssel zum Erfolg.

Wenn Sie mehr über die praktische Anwendung von KI und deren Herausforderungen erfahren möchten, lesen Sie unseren Beitrag AI-Kosten im Griff behalten: Budgetierung ohne böse Überraschungen, der sich mit den wirtschaftlichen Aspekten befasst.

Die Zukunft der Dokumenten-Barrierefreiheit

Die Anforderungen an die Barrierefreiheit werden weiter steigen, und neue Technologien werden die Möglichkeiten erweitern. Unternehmen, die sich frühzeitig anpassen, werden davon profitieren.

Trends und Entwicklungen: Was erwartet uns in den nächsten Jahren?

In den kommenden Jahren werden wir eine stärkere Integration von Barrierefreiheitstools direkt in Content-Management-Systeme und Autorentools sehen. Dies wird den "Shift Left"-Ansatz weiter vorantreiben, bei dem Barrierefreiheit bereits in den frühesten Phasen der Dokumentenerstellung berücksichtigt wird. Die Bedeutung von HTML als bevorzugtes Format für digitale Informationen wird weiter zunehmen, da es nativ barrierefreier ist als PDF. Dennoch wird PDF für bestimmte Anwendungsfälle, wie offizielle Dokumente oder Druckvorlagen, relevant bleiben. Wir können auch mit einer Standardisierung und Vereinheitlichung der Prüfmethoden und -tools rechnen. Die verstärkte Nutzung von Voice User Interfaces (VUI) und sprachgesteuerten Assistenten wird die Anforderungen an semantisch korrekte Strukturen noch einmal erhöhen, da diese Systeme auf gut strukturierte Inhalte angewiesen sind, um präzise Antworten zu liefern. Auch die Personalisierung von Inhalten für verschiedene Nutzergruppen wird an Bedeutung gewinnen. Dies erfordert flexible Dokumentenformate, die sich dynamisch anpassen können, um den Bedürfnissen von Menschen mit unterschiedlichen Behinderungen gerecht zu werden. Ein Beispiel aus der Schweiz sind öffentliche Verwaltungen, die bereits daran arbeiten, Formulare und Informationen auf ihren Websites als responsive HTML-Seiten bereitzustellen, die sich automatisch an die Endgeräte und Nutzereinstellungen anpassen.

Die Vision ist eine Welt, in der digitale Inhalte ohne zusätzlichen Aufwand für jeden zugänglich sind. Dies erfordert ein Umdenken in der gesamten Wertschöpfungskette der Content-Erstellung und -Verteilung.

Häufige Fragen

Welche Norm gilt für PDFs?

PDF/UA legt die Anforderungen an barrierefreie PDF-Dokumente fest.

Kann man alte Scans retten?

Mit Texterkennung und anschließender manueller Auszeichnung ja, der Aufwand ist aber hoch.

Wer prüft das Ergebnis?

Neben Prüfwerkzeugen sollte immer eine Person mit Screenreader-Erfahrung testen.

Ihr nächster Schritt

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